Einberufung der Mitgliederversammlung
Einberufungsfrist
Das Vereinsrecht regelt in den §§ 21 – 79 BGB keine Frist, die zwischen der Einladung und dem Termin der Mitgliederversammlung liegen soll. Ist in der Satzung eine Einberufungsfrist festgelegt, so ist das Einberufungsorgan verpflichtet, die Frist einzuhalten.
Zweck der Einberufungsfrist ist es, den Vereinsmitgliedern genügend Zeit zur Vorbereitung zu ermöglichen.
Bei schriftlicher Einladung beginnt die Frist nicht schon mit der Aufgabe zur Post. Es ist vielmehr auf den Zeitpunkt abzustellen, zu dem bei normaler postalischer Beförderung mit dem Zugang bei allen Mitgliedern zu rechnen ist (BGH vom 30.03.1987 – II ZR 180/86). Auf den tatsächlichen Zugangs-zeitpunkt kommt es insofern nicht an.
Die Satzung kann aber andere Regelungen enthalten und bei der Frist-berechnung auf die Absendung der Einladung abstellen.
Beispiel:
„Die Mitgliederversammlung wird vom Vorstand unter Einhaltung einer Frist von vier Wochen per Textform (E-Mail oder Brief) unter Angabe der Tagesordnung einzuberufen. Die Frist beginnt mit dem auf die Absendung des Einladungsschreibens folgenden Tag.“
Vorteil bei dieser Satzungsregelung ist, dass es für die Fristberechnung nicht auf den Zugang des Schreibens, sondern auf die Versendung des Schreibens ankommt. Wenn die Einladungen teilweise per Mail und teilweise per Brief verschickt werden, hat der Verein einen einheitlichen Fristenlauf.
Ist in der Satzung eine kalendermäßige Frist bestimmt (z.B. 4 Wochen), endet sie am letzten Tag der Frist, auch dann, wenn das ein Samstag oder Sonntag ist; § 193 BGB, wonach bestimmte Fristen nur an einem Werktag enden können, gilt hier nicht (OLG Hamm NJW-RR 2001, 105).
Fehlt in der Satzung eine Regelung über die Einberufungsfrist, so ist diese so zu bestimmen, dass es jedem Mitglied möglich ist, sich auf die Versammlung vorzubereiten und an ihr teilzunehmen.
Welche Ladungsfrist angemessen ist, lässt sich dem Vereinsrecht nicht entnehmen. Bei Vereinen mit Mitgliedern aus einem Ortsteil kann die Frist kürzer bemessen sein als bei einem Bundesligisten mit Mitgliedern aus mehreren Bundesländern. Eine Frist von vier Wochen dürfte aber angemessen sein. Viele Vereine regeln in ihrer Satzung eine Einberufungsfrist von zwei Wochen. Eine zwei Wochenfrist kann bei größeren Vereinen unangemessen kurz sein.
Es ist zu beachten, dass im Streitfall der Verein den rechtzeitigen Zugang oder die rechtzeitige Versendung der Einladung zu beweisen hat. Der Beweis über die rechtzeitige Versendung kann durch Benennung eines Zeugen angetreten werden, der mitteilt, dass an alle Mitglieder der aktuellen Mitgliederliste an einem bestimmten Tage die Einladungen verschickt worden sind.
