Im Landesreisekostengesetz NRW wurde die km-Pauschale für Dienstreisen zum 01.01.2023 auf 0,35 €/km angehoben (in den anderen Bundesländern z. T. auch, aber unterschiedlich, in Niedersachsen z. B. auf 0,38 €/km). Die km-Pauschale im Bundesreisekostengesetz wurde jedoch nicht geändert. Dadurch sind große Verunsicherungen entstanden. Darüber hinaus gibt es noch die sog. Pendlerpauschale.

Rechtsgrundlagen

Landesreisekostengesetz NRW (§ 5 Abs. 1 Satz 2):

„Für Dienstreisen im Zeitraum vom 1. Januar 2023 bis zum 31. Dezember 2024 beträgt die Wegstreckenentschädigung 35 Cent je Kilometer, … .“

Bundesreisekostengesetz (§ 5 Abs. 2):

(1) „Besteht an der Benutzung eines Kraftwagens ein erhebliches dienstliches Interesse, beträgt die Wegstreckenentschädigung 30 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke“.

Einkommensteuergesetz (§ 3 Nr. 13 u. 16, § 9 Abs. 1 Nr. 4 a Satz 2)

„Steuerfrei sind:

13. die aus öffentlichen Kassen gezahlten Reisekostenvergütungen …

16. die Vergütungen, die Arbeitnehmer außerhalb des öffentlichen Dienstes von ihrem Arbeitgeber zur Erstattung von Reisekosten … erhalten, soweit sie die nach § 9 als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigen;“

„Anstelle der tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen, können die Fahrtkosten mit den pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden, die für das jeweils benutzte Beförderungsmittel (Fahrzeug) als höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt sind.“

Sozialversicherungsentgeltverordnung (§ 1 Abs. 1 Nr. 1):

„Dem (sozialversicherungspflichtigen) Arbeitsentgelt sind nicht zuzurechnen: einmalige Einnahmen, laufende Zulagen, Zuschläge, Zuschüsse sowie ähnliche Einnahmen, die zusätzlich zu Löhnen oder Gehältern gewährt werden, soweit sie lohnsteuerfrei sind … .“

Bei der Erstattung von Fahrtkosten für Dienstreisen ist zwischen Arbeitnehmer*innen, Selbstständigen und ehrenamtlich Tätigen zu unterscheiden:

1. Arbeitnehmer*innen

Arbeitnehmer*innen dürften gegenüber Arbeitgebern, die dem Landesreisekostengesetz NRW unterliegen oder die sich tarif- oder arbeitsvertraglich daran angelehnt haben, ab dem 01.01.2023 einen Rechtsanspruch auf Zahlung von 0,35 €/km haben (§ 5 Abs. 1 Landesreisekostengesetzes NRW 2023). Lohnsteuerfrei und sozialversicherungsfrei sind jedoch nur Reisekostenerstattungen, soweit sie die Pauschalen nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) nicht übersteigen (§ 3 Nr. 16 EStG i. V. m. § 9 Abs. 1 Nr. 4a Satz 2 EStG, § 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV). Da im BRKG - auch für 2023 - z. Zt. nur 0,30 €/km geregelt sind, ist der übersteigende Betrag von 0,05 €/km als lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn zu behandeln.

2. Selbstständige

Bei selbstständigen Auftragnehmer*innen richtet sich die Höhe der Fahrtkostenerstattung nach der individuellen vertraglichen Vereinbarung zwischen Auftraggeber (z. B. Bund/Verband, Verein) und Auftragnehmer*in. Die Selbstständigen sind für die Versteuerung ihrer Einkünfte und für ihre soziale Absicherung selbst verantwortlich. Diese stellen dem Auftraggeber die Fahrtkosten in Rechnung (ggf. zzgl. USt) und müssen die Fahrtkostenerstattung - genau wie das Honorar - als Betriebseinnahme erfassen und versteuern. Für den Auftraggeber sind die Fahrtkostenerstattungen weder lohnsteuerpflichtig noch sozialversicherungspflichtig.

Ggf. ist jedoch die Honorar- bzw. Finanzordnung des Bundes/Verbandes oder Vereins zu beachten. Nimmt diese nicht direkt Bezug auf das Landes- oder Bundesreisekostengesetz, sondern nennt einen konkreten Betrag, z. B. 0,30 €/km (ggf. zzgl. USt), müsste zunächst die Honorar- bzw. Finanzordnung des Bundes/Verbandes bzw. Vereins geändert werden, um eine höhere Fahrtkostenerstattung bezahlen zu können.

3. Ehrenamtlich Tätige

Für die meisten ehrenamtlichen Tätigkeiten kann entweder der Ehrenamtsfreibetrag in Höhe von 840 € im Jahr (gem. § 3 Nr. 26 a EStG) oder der Übungsleiterfreibetrag in Höhe von 3.000 € im Jahr in Anspruch genommen werden. In diesen Fällen bleiben Zahlungen bis zur Höhe von 840 € bzw. 3.000 € insgesamt im Jahr ohnehin lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Daher können innerhalb dieser Beträge ohne Bedenken die höheren km-Pauschalen genutzt werden (z. B. 0,35 €/km in NRW), es sei denn, die Honorar- oder Finanzordnung des Bundes/Verbandes bzw. Vereins sieht ausdrücklich eine niedrigere Fahrtkostenerstattung vor (siehe oben, 2. Selbstständige). Wenn die Anspruchsvoraussetzungen des Ehrenamts- oder Übungsleiterfreibetrages nicht erfüllt sind (z. B. bei Tätigkeiten im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb), sollte nur die steuerlich anerkannte km-Pauschale in Höhe von 0,30 €/km (nach dem Bundesreisekostengesetz) gezahlt werden (siehe oben, 1. Arbeitnehmer*innen), um eine Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht auf jeden Fall auszuschließen.

4. Fahren zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte

Von den km-Pauschalen bei Dienstreisen sind die km-Pauschalen für Fahrten zwischen Wohnung und „erster Tätigkeitsstätte“ (= Haupt-Arbeitsstätte beim Arbeitgeber) zu unterscheiden. Hierfür gelten z. T. andere Regelungen:

4.1 Arbeitnehmer*innen

Der Arbeitgeber kann bis zum 20. km 0,30 € und ab dem 21. km 0,38 € pro Entfernungs-km (einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte) erstatten (sog. Entfernungs- oder Pendlerpauschale gem. § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG). Diese ist jedoch lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Der Arbeitgeber kann die Fahrtkostenerstattung aber pauschal mit 15 % versteuern (gem. § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1.b), dadurch wird sie auch sozialversicherungsfrei.

4.2 Selbstständige

Bei Selbstständigen ist die erste Tätigkeitsstätte i. d. R. die Betriebsstätte (= Firmensitz) des/der Selbstständigen. Die Fahrtkosten für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte werden i. d. R. nicht von Auftraggebern erstattet. Ansonsten siehe oben (2. Selbstständige).

4.3 Ehrenamtlich Tägige

Da es sich bei einer ehrenamtlichen Tätigkeit nicht um ein lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis handelt, kann für Fahrten zwischen Wohnung und „Arbeitsstätte“ Aufwendungsersatz in gleicher Höhe gezahlt werden wie bei „Dienstreisen“. Für den Betrag gilt das Gleiche wie oben beschrieben (siehe 3. Ehrenamtlich Tätige).