Bei einer abhängigen Beschäftigung muss der Sportverein in seiner Eigenschaft als Arbeitgeber bestimmte steuerrechtliche Pflichten erfüllen.

Wie bei jedem anderen Unternehmen unterliegen auch die Löhne und Gehälter von Arbeitnehmer*innen in Vereinen grundsätzlich der Lohnsteuer. Bei geringfügigen Beschäftigungen gelten Besonderheiten (Pauschalsteuer). Der Lohnsteuerabzug im normalen Verfahren besteht aus folgenden Arbeitsschritten:

1.
Der Verein lässt sich von dem/der Arbeitnehmer*in seine/ihre Steuer-Identifikationsnummer und sein das Geburtsdatum nennen. Damit kann der Verein den/die Arbeitnehmer*in beim Finanzamt anmelden und die individuellen Elektronischen Lohn-Steuer-Abzugs-Merkamle (= ELStAM-Daten) abrufen.

2.
Von jeder Entgeltzahlung sind Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer einzubehalten. Die Steuerbeträge werden nach der Höhe des Bruttoarbeitsentgelts und den individuellen Besteuerungsmerkmalen ermittelt. Zum steuerpflichtigen Entgelt gehören auch sog. Sachbezüge wie der Wert freier Verpflegung oder Unterkunft sowie vermögenswirksame Leistungen. Zu den Besteuerungsmerkmalen gehören z. B. Steuerklasse, Freibetrag und Zahl der Kinderfreibeträge.

3.
Für jede/n Arbeitnehmer*in ist ein Lohnkonto einzurichten. Darin hat der Verein u. a. Folgendes aufzuzeichnen:

• allgemeine und ELStAM-Daten (persönliche Daten, Gemeinde, Finanzamt, Besteuerungsmerkmale, etc.)
• Sozialversicherungsdaten (Soz.-Vers.-Nr., Personengruppe, Berufsgruppe, Tätigkeitsschlüssel, Krankenkasse, etc.)
• Beginn und Ende der Beschäftigung
• Steuerfreibeträge / Angaben zur Sozialversicherungsfreiheit
• Bei jeder Entgeltabrechnung zusätzlich:
• Tag der Entgeltzahlung und Zahlungszeitraum
• Entgelt und Sachbezüge
• einbehaltene Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge
• steuer-/sozialversicherungsfreie Bezüge
• Bezüge, für die pauschale Steuern/Sozialversicherungsbeiträge entrichtet worden sind und die darauf entfallenen Steuern/Sozialversicherungsbeiträge

4.
Spätestens bis zum 10. Tag nach Ablauf eines jeden Lohnsteueranmeldungszeitraumes (siehe Tabelle) sind die einbehaltenen und    übernommenen Steuerbeträge anzumelden und an das Finanzamt abzuführen, in dessen Bezirk der Verein liegt.

5.
Am Ende des Kalenderjahres oder nach Beschäftigungsende erstellt der Verein eine Lohnsteuerbescheinigung, die dem Finanzamt elektronisch übermittelt und dem/der Arbeitnehmer*in – nach der Datenverarbeitung durch das Finanzamt – ausgehändigt wird. Die Lohnsteuerbescheinigung enthält u. a. das Bruttoarbeitsentgelt und die Steuerbeträge, die der Verein vom Lohn bzw. Gehalt einbehalten und an das Finanzamt abgeführt hat (Lohnsteuer, ggf. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer). Diese Angaben sind für den/die Arbeitnehmer*in wichtig, weil er/sie möglicherweise später aufgrund der Einkommensteuererklärung Geld vom Finanzamt zurück erhält.