Wer als Übungsleiter*in oder in einer anderen Funktion ehrenamtlich tätig ist und dafür eine pauschale Aufwandsentschädigung erhält, muss eine Steuererklärung mit einer digitalen Authentifizierung elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Zwar bleiben für ehrenamtlich Tätige über den sog. Ehrenamtsfreibetrag 840 € und für Übungsleiter*innen über den sog. Übungsleiterfreibetrag 3.000 € im Jahr steuerfrei, dennoch ist es i. d. R. verpflichtend, an dem authentifizierten Verfahren teilzunehmen.

Ehrenamtlich Tätige engagieren sich in der Regel aus persönlicher Verbundenheit mit dem Verein und nicht, um Geld damit zu verdienen. Das ehrenamtliche Engagement verursacht jedoch neben dem Zeitaufwand häufig auch erhebliche Kosten. Unter bestimmten Voraussetzungen besteht die Möglichkeit, den Aufwand pauschal zu entschädigen.

Für pädagogische Tätigkeiten gilt hierbei der sog. Übungsleiterfreibetrag von 3.000 € und für andere Tätigkeiten der sog. Ehrenamtsfreibetrag in Höhe von 840 € im Kalenderjahr. Diese Beträge sind zwar steuer- und sozialversicherungsfrei, die erhaltenen Zahlungen müssen von dem/der ehrenamtlich Tätigen aber trotzdem in der Einkommensteuererklärung angegeben werden!

Grundsätzlich besteht eine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Übermittlung von Steuererklärungen (§ 25 Abs. 4 EStG). Diese gilt für die Einkommensteuererklärung, wenn man sog. Gewinneinkünfte erzielt, dazu zählen auch Aufwandsentschädigungen im Rahmen des Übungsleiter- oder Ehrenamtsfreibetrages. Bei Personen, die im Hauptberuf Arbeitnehmer*in sind, gilt die Abgabeverpflichtung jedoch nur, wenn die nebenberuflichen Gewinneinkünfte mehr als 410 € im Jahr betragen (§ 46 Abs. 2 Nr. 1 EStG).

Digitale Zertifizierung und Online-Registrierung

Die elektronische Steuererklärung ist seit dem 01.01.2018 nur noch mit einer digitalen Authentifizierung möglich ist. Die frühere Möglichkeit, eine komprimierte Steuererklärung auszudrucken, zu unterschreiben und anschließend in Papierform beim Finanzamt einzureichen, besteht nicht mehr. Für die Authentifizierung seiner Steuererklärung benötigt man ein digitales Zertifikat.

Um dieses zu erhalten, ist zunächst eine einmalige Online-Registrierung unter www.elster.de erforderlich. Nach einigen Tagen erhält man dann ein individuelles elektronisches Zertifikat (eine Datei mit der Endung „.pfx“) zur Abspeicherung auf dem eigenen Computer. Hiermit kann man dann zukünftig seine Steuererklärungen authentifizieren. Das elektronische Zertifikat ersetzt die Unterschrift.

Ausnahmen nur noch in Härtefällen

Die Abgabe einer Steuererklärung auf Papier ist nur noch in Härtefällen möglich (§ 150 Abs. 8 AO). Eine Ausnahme von der elektronischen Übermittlungspflicht kommt nur in Betracht, wenn die elektronische Datenübermittlung wirtschaftlich (d. h. finanziell) oder persönlich (z. B. altersbedingt) unzumutbar wäre.

Das ist dann der Fall, wenn die Person keinen Computer besitzt und die Schaffung der technischen Möglichkeiten nur mit einem nicht unerheblichen finanziellen Aufwand möglich wäre oder wenn man nach seinen individuellen Kenntnissen und Fähigkeiten nicht oder nur eingeschränkt in der Lage ist, die Möglichkeiten der elektronischen Übertragung zu nutzen. Diese Ausnahmeregelung kann man schriftlich unter Darlegung der Gründe beim Finanzamt beantragen.

(Quellen: § 25 Abs. 4 EStG, § 46 Abs. 2 Nr. 1 EStG, § 150 Abs. 8 AO)