In der heutigen Kommunikation sind E-Mails nicht mehr wegzudenken. Auch die Vereine verwenden zur Abwicklung ihrer Angelegenheiten E-Mails.

In bestimmten Gesetzen, unter anderem im GmbH-Gesetz, finden sich Regelungen zu den Pflichtangaben, die sich auf Geschäftsbriefen befinden müssen. Diese Regelungen sind auch auf E-Mails anzuwenden. Das ist seit Januar 2007 auch durch das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) klargestellt worden. Durch die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen und E-Mails sollen für mögliche Vertragspartner grundlegende Informationen über den Geschäftspartner transparent gehalten werden [Lehmann, Meents, Handbuch des Fachanwalts Informationstechnologierecht, Kapitel 13].

Für den Verein gibt es zwar keine diesen Gesetzen entsprechenden Bestimmungen, aber trotzdem werden diese Regelungen zu den Pflichtangaben in E-Mails und auf Geschäftsbriefen entsprechend auch auf den Verein angewandt. Außerdem bestimmt auch die Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung, dass dem Vertragspartner bestimmte Informationen zur Verfügung gestellt werden.

Vor diesem Hintergrund müssen sich in den E-Mails des Vereins, aber auch auf seinen Geschäftsbriefen, folgende Angaben wiederfinden:

• die Rechtsform des Vereins,

• der Sitz des Vereins,

• das zuständige Registergericht und die Nummer unter der der Verein im Vereinsregister geführt wird,

• Vor- und Nachnamen der gesamten Vorstandsmitglieder.
  
  

Beispielsweise könnten die Pflichtangaben in den E-Mails oder auf den Geschäftsbriefen des Vereins wie folgt dargestellt werden:

Mustermann Verein e.V.

Vereinssitz: Musterstraße 1, 22222 Musterhausen

Vertreten durch den Vorstand: David Mustermann, Ulrike Mannmuster

Eingetragen beim Amtsgericht Musterhausen unter der Nummer VR 1234