Gemeinnützige Vereine mit jährlichen Gesamteinnahmen von mehr als 45.000 Euro müssen ihre Mittel grundsätzlich zeitnah für steuerbegünstigte satzungsmäßige Zwecke verwenden. Das Ansammeln von Kapital ist bei diesen Vereinen grundsätzlich nicht erlaubt. Ausnahmen hierzu sind die nachweislich gebildeten Rücklagen.

Die Rücklage muss innerhalb einer Frist von zwei Jahren gebildet werden. Rücklagen nach § 62 Absatz 1 Nummer 1 Zweckbestimmte, 2 Wiederbeschaffung und 4 Kapitalbeteiligung AO sind unverzüglich aufzulösen, sobald der Grund für die Rücklagenbildung entfallen ist. Die freigewordenen Mittel sind innerhalb von zwei Jahren zu verwenden.

Die Bildung und jährliche Fortentwicklung von Rücklagen sind dem Finanzamt im Einzelnen zu erläutern und darzulegen. Hierzu muss mindestens ein protokollierter Vorstandsbeschluss, besser Mitgliederversammlungsbeschluss vorliegen, wofür die Rücklage gebildet wird. Freie Rücklagen brauchen nicht aufgelöst zu werden, solange der Verein besteht, da diese Mittel der Vermögensbildung dienen. Ein konkretes Verwendungsziel muss hier nicht vorliegen.

Liegen in einem Kalenderjahr positive und negative Ergebnisse aus der Vermögensverwaltung, aus den Zweckbetrieben und dem einheitlichen steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb vor, ist eine Zuführung zum Vermögen auf den positiven Betrag begrenzt, der nach der Verrechnung der Ergebnisse verbleibt.

Werden Mittel angesammelt, obwohl die Voraussetzungen für eine Rücklagenbildung nicht vorliegen, kann das Finanzamt verlangen, dass diese Mittel innerhalb einer vom Finanzamt festgesetzten „angemessenen Frist“ satzungsgemäß verwendet werden.

Auf Rücklagen, wie z.Bsp. „In Erbschaftsfällen“ oder zum „Erwerb von Gesellschaftsrechten“, die bei den meisten gemeinnützigen Vereinen nicht von Bedeutung sind, wird nicht eingegangen.

Gemeinnützige Vereine können ihre überschüssigen Mittel ganz oder teilweise,

1. einer Rücklage zuführen, soweit dies erforderlich ist, um ihre steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecke nachhaltig zu erfüllen, sogenannte Betriebsmittelrücklage für periodisch wiederkehrende Ausgaben, wie Löhne, Gehälter, Mieten, für eine angemessene Zeitperiode zur Sicherstellung der Liquidität;
2. wenn diese für eine Wiederbeschaffung von Wirtschaftsgütern erforderlich sind (Rücklage für Wiederbeschaffung). Die Höhe der Zuführung bemisst sich nach der Höhe der regulären Absetzungen für Abnutzung eines zu ersetzenden Wirtschaftsguts. Wird ein höherer Betrag zurückgelegt, müssen die Voraussetzungen dafür nachgewiesen werden;
3. der freien Rücklage zuführen. Hier ist eine Höchstbetragsberechnung zu beachten. In die freie Rücklage darf höchstens ein Drittel des Überschusses aus der Vermögensverwaltung und darüber hinaus höchstens 10 Prozent der sonstigen nach § 55 Absatz 1 Nummer 5 zeitnah zu verwendenden Mittel zurückgelegt werden. Ist der Höchstbetrag für die Bildung der freien Rücklage in einem Jahr nicht ausgeschöpft, kann diese unterbliebene Zuführung in den folgenden zwei Jahren nachgeholt werden;
4. für Aufwendungen im Rahmen von Festveranstaltungen, Jubiläen usw. (Rücklage im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb). Hier müssen Vereine oft in Vorkasse für die Gestaltung der Feste gehen, auch wenn bei Ausfällen Feste nicht stattfinden können.

Einzelheiten zu den wichtigsten Rücklagemöglichkeiten, entnehmen Sie mit Beispielen den Einzeltexten:

• Freie Rücklagen
• Zweckbestimmte Rücklagen
• Wiederbeschaffungsrücklage

§ 55 Abs.1 Nr.5 S.3 AO, § 63 AO, § 62 AO, AEAO zu § 62 AO,