Ob bei dem Sportfest, einem Wettkampf oder der Weihnachtsfeier des Sportvereins, überall werden Fotos geschossen. Oberste Regel: Holen Sie von den abgelichteten Personen schriftliche Einverständniserklärung ein. Damit soll festgehalten werden, dass diese Personen mit der Veröffentlichung der Bilder in diversen Medien einverstanden sind.

Wenn Kinder abgelichtet werden, ist sogar das Einverständnis beider Sorgeberechtigter einzuholen. Bei Minderjährigen, die das 13. Lebensjahr vollendet haben, ist neben der Einwilligung der gesetzlichen Vertreter auch die Einwilligung des/der Minderjährigen erforderlich.

Der Landessportbund NRW nutzt für seine eigenen Zusammenhänge in Verbindung mit der Bereitstellung der Fotos- und Videoaufnahmen in der LSB-Bilddatenbank die folgende Einverständiserklärung, um die Einwilligung zur Veröffentlichung von Foto- und/oder Filmaufnahmen einzuholen: LSB-Einverständniserklärung.

Muster für Vereine und Verbände

Als Verein oder Verband haben Sie wahrscheinlich keine eigene öffentliche Bilddatenbank, schießen aber immer wieder Bilder für ihr Verbandsmagazin, ihrer Vereins-Website oder für die Öffentlichkeitsarbeit in diversen Sozialen Netzwerken wie Facebook und Co. Für diesen Zweck hat der Landessportbund ein Muster erstellt, mit dem Sie das Einverständnis der abgebildeten Personen einholen können.  Berücksichtigen Sie dabei: Es gibt kein allgemeingültiges Muster für eine Einwilligung. Das vorliegende Muster enthält jedoch die gesetzlichen Mindestanforderungen.

Im dem Muster bestätigen die Personen mit ihrer Unterschrift, dass sie mit der Veröffentlichung der angefertigten Foto- und Filmaufnahmen zum Zwecke der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie für  werbliche Zwecke in allen Print- und Onlinemedien (einschließlich Social-Media-Plattformen) einverstanden sind.

Muster Einverständniserklärung für Vereine und Verbände

Hinweise zur Nutzung des Musters
Beachten Sie bei der Anpassung bzw. Verwendung  des Musters außerdem folgendes:

Auf Seite 2 befinden sich datenschutzrechtliche Informationspflichten. Wir weisen darauf hin, dass bei diesen Informationspflichten das Verhältnis zwischen Kunsturhebergesetz (KUG) und Datenschutz Grundverordnung (DS-GVO) noch nicht abschließend geklärt ist. Dies ist insbesondere im Hinblick auf das Widerrufsrecht von Bedeutung, da Einwilligungen nach dem KUG nur bei Vorliegen eines wichtigen Grundes widerrufen werden können. Im Bereich der DS-GVO hingegen ist das anders. Hier können die Personen ohne besonderen Grund vom Widerrufsrecht Gebrauch machen. Dies hätte unter Umständen zur Folge, dass Sie z.B. ein Printprodukte aus dem Verkehr ziehen müssten, in welchem eine Person abgebildet ist, die ihre Einwilligung zurückgezogen hat. Das Muster berücksichtigen vorsorglich jedoch beide Regelungsregime. Sie müssen als Verein/Verband daher selbst entscheiden, ob Sie den abgesicherten Weg der DS-GVO gehen, die datenschutzrechtlichen Informationspflichten (Seite 2) also in ihre Einverständniserklärung aufnehmen oder sich an das KUG richten und die Informationspflichten weglassen.

Sollten Sie sich für die Variante nach DSGVO entscheiden – also mit Angabe der datenschutzrechtlichen Informationspflichten, dann berücksichtigen Sie bitte folgendes:

Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten ist natürlich nur dann notwendig, wenn ein solcher in Ihrem Verein/Verband erforderlich ist. Nichtöffentliche Stellen benötigen regelmäßig erst dann einen Datenschutzbeauftragten, wenn zehn Personen und mehr in der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten dauerhaft beschäftigt sind. Eine Gesetzesänderung sieht sogar vor, dass dies künftig erst ab 20 Personen zu erfolgen hat.