Die Einwilligung ist eine Grundlage, um personenbezogene Daten erheben zu dürfen. Allerdings ist die Einwilligung jederzeit widerrufbar und daher keine geeignete Grundlage, wenn die Datenverarbeitung unabhängig von der erteilten Einwilligung erforderlich ist.

Beispiel: Eine Person erwirbt die Mitgliedschaft und teilte dem Verein seinen Name, seine Anschrift und sein Geburtsdatum mit. Würde der Verein die Daten des Mitglieds lediglich auf der Basis einer Einwilligung erheben und speichern, dann hätte der Verein ein Problem, wenn die Person die Einwilligung widerruft. Denn der Verein ist auf die Daten angewiesen, um zum Beispiel das Mitglied zur Mitgliederversammlung einzuladen, dessen Identität oder Stimmrecht festzustellen.

Daher sieht die DS-GVO weitere Tatbestände vor, bei deren Vorliegen personenbezogene Daten verarbeitet werden können, ohne dass eine Einwilligung der jeweiligen Person vorliegen muss. Für den Vereinsarbeit am bedeutsamsten sind die Folgenden:

- zur Erfüllung eines Vertrages (Artikel 6 Absatz 1 b) DS-GVO)

- zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Artikel 6 Absatz 1 c) DS-GVO)

- zur Wahrung der berechtigten Interessen (Artikel 6 Absatz 1 f) DS-GVO).

Bei dem Erwerb der Mitgliedschaft handelt es sich um einen Vertragsschluss zwischen dem Verein und dem aufzunehmenden Mitglied. Insofern dürfen bereits alle Daten erhoben, verarbeitet und unter Umständen an Dritte weitergegeben werden, soweit dies für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses erforderlich ist. Welche das im Einzelnen sind, hängt von den Rahmenbedingungen ab. Jedenfalls handelt es sich regelmäßig um Vor- und Nachname, Geschlecht, Anschrift, Geburtsdatum.

Eine rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist bei gemeinnützigen Sportvereinen zum Beispiel gegeben, wenn Spendenbescheinigungen ausgestellt werden. Auf der Zuwendungsbestätigung sind nach § 50 der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung Name und Anschrift des Zuwendenden anzugeben. Eine andere wichtige rechtliche Verpflichtung stellt die Datenerhebung gemäß § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung dar, die bei der Führung des Lohnkontos erfolgt, sobald Arbeitnehmer/innen beschäftigt werden.

Soll die Datenerhebung zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins erfolgen, dann ist eine Interessenabwägung mit den schutzwürdigen Interessen der betroffenen Person vorzunehmen. Überwiegen die Interessen des Vereins, ist die Datenverarbeitung rechtmäßig.

Beispiel: Sportvereine haben ein Interesse daran, über die Ergebnisse der von ihnen durchgeführten öffentlichen Sportveranstaltungen zu berichten. In der Regel wird das Interesse des Sportvereins an der Veröffentlichung von Ergebnislisten die Interessen der Teilnehmer/innen überwiegen. Der Sportverein darf die Ergebnisliste veröffentlichen.

Zu beachten ist allerdings, dass der Betroffene in diesem Fall der Veröffentlichung widersprechen kann. Dann ist eine weitere Veröffentlichung nur zulässig, wenn der Verein zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen kann.