Der Ablauf der Gesprächsführung erfolgt idealtypischer Weise in mehreren Schritten. In der Praxis haben Gespräche ihre eigene Dynamik und verlaufen nicht schematisch. Die folgenden Punkte geben Hilfestellung, um während des Gesprächs nicht den "roten Faden" zu verlieren.

Mitarbeiter- bzw. Konfliktgespräche verlaufen nicht automatisch erfolgreich. Der Erfolg hängt wesentlich davon ab, dass beide Gesprächspartner offen und vorurteilsfrei in das Gespräch gehen.

Besonders dem Gesprächsinitiator obliegt die Aufgabe, in einer angemessenen Gesprächsatmosphäre die Gesprächsinhalte dem Gesprächspartner gegenüber verständlich und deutlich zu machen und das Gespräch in einem motivierenden Konsens enden zu lassen.

Zur erfolgreichen Gesprächsführung gehört eine angemessene Vorbereitung des Gesprächs. Folgende Aspekte sind hierbei zu beachten:

• Klärung der Bedingungen (Zeit, Raum etc.)
• Klärung der eigenen Befindlichkeit
• Klärung der Beziehung
• Klärung der Sachen / Inhalte
• Klärung der Vorgehensweisen

Checkpoints: Fragen zur Gesprächsvorbereitung

• Wie verbindlich oder unverbindlich soll das Gespräch sein?
• Wie wirkt die Form der Einladung zum Gespräch auf die Erwartungen des Gesprächpartners (Brief, Anruf, Ansprechen, Zettel ins Fach legen etc.)?
• Genügt ein informeller Rahmen oder sollte auf Grund des Gesprächsinhalts auf bestimmte Formen geachtet werden?
• Wie soll das Ergebnis festgehalten werden?
• Wer soll das Ergebnis erfahren?
• Ist eine gezielte Vorbereitung auf das Gespräch notwendig, um Argumente zurechtzulegen, Informationsmaterial zu sichten und verfügbar zu halten, oder ist es sinnvoll, sich spontan auf die Situation einzulassen?
• Nimmt der Gesprächspartner freiwillig oder eher gezwungen an dem Gespräch teil?
• Ist der Inhalt von persönlicher Bedeutung für den Gesprächspartner oder gibt es wichtige Gründe, noch andere Personen zu beteiligen?
• Wie ist die persönliche Erwartungshaltung an das Ziel des Gesprächs? Ein Gespräch mit einem Endergebnis oder sind eher weitere Gespräche wahrscheinlich?
  Welche Zeitvorstellungen haben beide Gesprächspartner?
• Welche Ziele für das erste Gespräch?

(A) Einstieg
Zu Beginn sollte sich um eine entspannte und störungsfreie Gesprächsatmosphäre bemüht werden. Wenn es ein gutes Verhältnis zwischen den Gesprächspartnern gibt, ist der Einstieg in das Gespräch sicher einfach. Ist die Beziehung dagegen angespannt, sollte von Beginn an sehr sachlich geblieben werden. Persönliche Bemerkungen, die als Angriff gewertet werden könnten, sollten vermieden werden. Das Gespräch zeigt nur dann Erfolg, wenn dessen Verlauf von beiden Gesprächspartnern als befriedigend erlebt wird.

Der Beginn, die Gesprächseinleitung, ist immer positiv, um eine harmonische Gesprächsatmosphäre zu erzeugen.

Erst dann folgt das Eröffnen des eigentlichen Gesprächs, in dem der Gesprächspartner kurz über die Ziele des Gesprächs informiert wird und mit ihm der vorgesehene Zeitrahmen vereinbart wird.

(B) Hauptteil
Im Hauptteil des Gespräches erfolgt zunächst eine Rückschau. Bsp.: Aufgetretene leistungsförderliche und -hinderliche Faktoren werden besprochen und ergründet. Möglichkeiten zur Festigung von Stärken und zur Überwindung von Schwächen sollten mit dem Gesprächspartner erörtert und neue Arbeitsziele und Aufgaben für die kommende Arbeitsperiode vereinbart werden. Anschließend werden geeignete Maßnahmen diskutiert und gemeinsam geplant.

(C) Gesprächsabschluss
Eine kurze Zusammenfassung der Gesprächsergebnisse bildet den Abschluss des Gesprächs.
Es ist sinnvoll, über die Gesprächsergebnisse und die vereinbarten Aktivitäten ein Ergebnisprotokoll anzufertigen und von den Gesprächsbeteiligten unterzeichnen zu lassen.

 
_{Quellen:
LERNENDE SCHULE, Heft 4/98
Pallasch, W. (1990). Pädagogische Gesprächsführung, Juventa
Gesprächsführung; Eine praktische Anleitung, Hella Dahmer, Jürgen Dahmer, Thieme}