Die wichtigste Grundlage der Entscheidung für die Beschäftigung eines hauptamtlichen Geschäftsführers ist eine Einigkeit in der Vereinsführung, wobei der Rückhalt nicht nur im geschäftsführenden Vorstand, sondern auch im Gesamtvorstand gegeben sein sollte. Ebenso sollten auch die Mitarbeiter und die Mitglieder des Vereins die Vorteile dieser Entscheidung kennen. Damit wächst auch die Tragfähigkeit der Zusammenarbeit in den verschiedenen Bereichen des Vereins.

Insbesondere müssen nun gewohnte Denkweisen und Einstellungen neu überprüft werden, um mit dem hauptamtlichen Mitarbeiter zusammenzuarbeiten. Das erfordert eine Umstellungsfähigkeit und die Bereitschaft, gewachsene Strukturen und Arbeitsweisen vielleicht sogar in Frage zu stellen und neu zu organisieren.

Gleichzeitig muss sich der Verein darüber im Klaren sein, dass die positiv erhofften Veränderungen und die neuen Potentiale sich nicht in kürzester Zeit verwirklichen lassen. Daher ist auch ein zu enges Controlling hinsichtlich der formulierten Ziele und ihrer schnellen Erfüllung (der Geschäftsführer als "Zauberer") zu vermeiden: gegenseitiges Verständnis und Vertrauen sind die besten Grundlagen für die Gestaltung des Arbeitsverhältnisses.

Die Einarbeitungsphase beinhaltet daher auch eine Kennenlernphase: je intensiver diese mit vielfältigen Kontaktmöglichkeiten (Vorstellung auf der Mitgliederversammlung, Vorstandsklausur, Porträt in der Vereinszeitung, Rundgang durch die Abteilungen, etc.) gestaltet wird, desto schneller können auch die Aufgaben mit größerer Effizienz erledigt werden. Auch sind zu Anfang des Beschäftigungsverhältnisses ausreichende Mitarbeitergespräche vorzusehen, um Zeit für Absprachen, Anpassungen und Rückmeldungen zu haben.